Conformità
Scritta per il vostro responsabile della protezione dei dati, non per rassicurarvi.
Questa pagina esiste per essere trasmessa così com’è alla persona della vostra organizzazione che dovrà approvare Konvoice. Contiene tabelle, durate e nomi, e nessuna frase del tipo « la sicurezza è la nostra priorità ».
Ruoli
Chi è responsabile di cosa.
La distinzione non è pedanteria giuridica: determina chi risponde a una richiesta di accesso dei vostri dipendenti o dei vostri clienti.
Voi siete titolari del trattamento
Decidete voi perché registrate le chiamate, chi vi accede, per quanto tempo le conservate, e informate i vostri dipendenti e i vostri interlocutori. Konvoice vi fornisce le impostazioni per applicare quelle decisioni, non le decisioni stesse.
Noi siamo responsabili del trattamento
Trattiamo i vostri dati su vostre istruzioni, nei limiti del contratto di sub-responsabilità. Non li usiamo per finalità nostre, non li vendiamo, e non addestriamo alcun modello con essi.
Hosting
Dove si trovano fisicamente i vostri dati.
Scegliete la regione alla creazione della vostra azienda. Non cambia in seguito senza il vostro accordo scritto, e nessun dato è replicato fuori dalla regione scelta.
| Regione | Collocazione | Disponibile per |
|---|---|---|
| Unione europea | Francia e Germania, due zone di disponibilità | Predefinita per tutti i clienti |
| Canada | Montréal e Toronto | Su richiesta |
| Africa occidentale | Abidjan, con ripiego regionale | Su richiesta |
| Cloud privato | Il fornitore e il paese che indicate voi | Su preventivo |
| I vostri server | Da voi, senza alcuna uscita verso Internet | Modalità sovrana |
Il contratto di sub-responsabilità
Gli impegni di questa pagina sono nel contratto, non solo sopra.
Una pagina di conformità che promette quello che il contratto non dice è una pagina di comunicazione. Ogni affermazione qui ha la sua controparte firmata — l’elenco dei sub-responsabili, la collocazione dell’hosting, le durate di conservazione e la reversibilità sono allegati, non intenzioni.
- Allegato dei sub-responsabili — nominativo, con notifica preventiva di ogni aggiunta.
- Collocazione garantita — l’Unione europea, presso un fornitore nominato.
- Durate configurabili — le vostre, con un massimo contrattuale e una cancellazione verificabile.
- Reversibilità — export completo dei vostri dati e delle vostre registrazioni, in un formato documentato.
Durate di conservazione
Per quanto tempo è tenuto ciascun dato.
I valori qui sotto sono quelli predefiniti. Tutti sono modificabili dal vostro amministratore, in aumento come in diminuzione, azienda per azienda e coda per coda.
| Dato | Predefinito | Regolabile | Cancellazione |
|---|---|---|---|
| Registro chiamate e metadati | 24 mesi | Da 3 a 120 mesi | Automatica alla scadenza |
| Registrazioni audio | 6 mesi | Da 1 a 60 mesi | Automatica, audio e derivati |
| Trascrizioni e sintesi | Durata della registrazione associata | Può essere indipendente | Seguono la registrazione |
| Messaggi vocali | 3 mesi dopo l’ascolto | Sì | Automatica |
| Registro di audit | 36 mesi | Minimo 12 mesi | Non modificabile prima della scadenza |
| Dati di fatturazione | 10 anni | Obbligo di legge | Alla scadenza di legge |
| Account utente | Durata del contratto | Sì | 30 giorni dopo l’eliminazione |
| Backup | 35 giorni a scorrimento | Da 7 a 90 giorni | Rotazione automatica |
Una cancellazione richiesta si propaga ai backup alla loro rotazione, entro un tempo massimo pari alla durata di conservazione dei backup. Lo scriviamo perché la maggior parte dei fornitori lo omette.
Sub-responsabili
L’elenco nominativo, tenuto aggiornato.
Ogni aggiunta è notificata ai clienti trenta giorni prima della messa in servizio, con un diritto di opposizione scritto nel contratto.
| Sub-responsabile | Ruolo | Regione di trattamento | Dati interessati |
|---|---|---|---|
| Fornitore europeo certificato | Infrastruttura di calcolo e archiviazione | Francia, Germania | Tutti i dati della piattaforma |
| Operatori di telecomunicazioni | Instradamento di chiamate e SMS | Secondo la destinazione chiamata | Numeri chiamante e chiamato, durata |
| Fornitore di trascrizione | Trascrizione e sintesi (Naya) | Unione europea | Audio delle chiamate registrate, se Naya è attiva |
| Servizio di invio di posta transazionale | Notifiche, messaggi vocali per posta | Unione europea | Indirizzi di posta, contenuto delle notifiche |
| Assistenza e sorveglianza | Registri tecnici e allarmi | Unione europea | Registri tecnici, senza contenuto delle conversazioni |
La versione contrattuale di questo registro nomina ogni società, con la sua ragione sociale, il suo paese di stabilimento e la base giuridica del trasferimento quando ce n’è uno. Richiederla
Conservare una registrazione più a lungo del necessario non è prudenza. È una violazione.
La durata è la vostra, e la cancellazione si verifica
I vostri obblighi, i nostri strumenti
Cosa vi dà Konvoice per essere in regola.
Registrare una chiamata è un trattamento di dati personali. Farlo correttamente richiede quattro cose, e sono nel prodotto.
Informazione delle persone
Annuncio diffuso automaticamente a chi chiama, configurabile per paese e per lingua, con prova della diffusione nel registro.
Diritto di accesso
Export completo dei dati legati a una persona — chiamate, registrazioni, trascrizioni — in un formato leggibile, dalla console.
Diritto alla cancellazione
Eliminazione di una persona e di tutto ciò che vi si collega, con un resoconto di quello che è stato eliminato e di quello che è conservato per un obbligo di legge.
Registro dei trattamenti
Forniamo la scheda di trattamento tipo « telefonia aziendale » che il vostro DPO può riprendere e adattare, invece di redigerla da zero.
Reversibilità
Cosa vi portate via il giorno in cui ve ne andate.
Una clausola di reversibilità che non dice cosa viene restituito, in quale formato e in quanto tempo non protegge nessuno.
- I vostri numeri — portabilità in uscita verso l’operatore che scegliete, senza costi e senza condizioni di preavviso prolungato.
- Le vostre registrazioni — export integrale in file audio standard, con il file di indice che associa ogni file alla sua chiamata.
- La vostra cronologia — registri chiamate, trascrizioni, note ed etichette in formati aperti.
- I vostri contatti e la vostra configurazione — rubrica, code, orari e regole di instradamento, in un formato leggibile che documenta quello che dovrete ricostruire altrove.
- I vostri apparati — inventario completo con gli indirizzi MAC, perché il vostro nuovo fornitore riprenda il parco senza riscoprirlo.
- Tempi — export fornito entro quindici giorni lavorativi dalla richiesta, e dati eliminati dai nostri sistemi trenta giorni dopo la fine del contratto, salvo obbligo di legge contrario.
Domande di conformità
Avete un contratto di sub-responsabilità tipo?
Siamo obbligati a registrare le chiamate?
Il GDPR ci obbliga ad avvisare chi chiama?
Come rispondete a una richiesta dell’autorità giudiziaria?
Cosa succede in caso di violazione dei dati?
Il vostro DPO ha domande? Avrà risposte scritte.
Rispondiamo ai questionari di conformità con impegni datati e una persona identificabile dietro ogni risposta.
Questa pagina è una sintesi a scopo informativo. Gli impegni contrattuali sono nel contratto di servizio e nel suo allegato di sub-responsabilità.