Conformité
Écrit pour votre délégué à la protection des données, pas pour vous rassurer.
Cette page existe pour être transmise telle quelle à la personne de votre organisation qui devra valider Konvoice. Elle contient des tableaux, des durées et des noms, et aucune phrase du type « la sécurité est notre priorité ».
Rôles
Qui est responsable de quoi.
La distinction n’est pas juridique par coquetterie : elle détermine qui répond à une demande d’accès de vos salariés ou de vos clients.
Vous êtes responsable de traitement
Vous décidez pourquoi vous enregistrez des appels, qui y a accès, combien de temps vous les conservez, et vous informez vos salariés et vos interlocuteurs. Konvoice vous fournit les réglages pour appliquer ces décisions, pas les décisions elles-mêmes.
Nous sommes sous-traitant
Nous traitons vos données sur vos instructions, dans les limites du contrat de sous-traitance. Nous ne les utilisons pas pour nos propres finalités, nous ne les vendons pas, et nous n’entraînons aucun modèle avec.
Hébergement
Où vos données se trouvent physiquement.
Vous choisissez la région à la création de votre entreprise. Elle ne change pas ensuite sans votre accord écrit, et aucune donnée n’est répliquée hors de la région choisie.
| Région | Emplacement | Disponible pour |
|---|---|---|
| Union européenne | France et Allemagne, deux zones de disponibilité | Par défaut pour tous les clients |
| Canada | Montréal et Toronto | Sur demande |
| Afrique de l’Ouest | Abidjan, avec repli régional | Sur demande |
| Cloud privé | L’hébergeur et le pays que vous désignez | Sur devis |
| Vos propres serveurs | Chez vous, sans aucune sortie vers Internet | Mode souverain |
Le contrat de sous-traitance
Les engagements de cette page sont dans le contrat, pas seulement dessus.
Une page de conformité qui promet ce que le contrat ne dit pas est une page de communication. Chaque affirmation ici a sa contrepartie signée — la liste des sous-traitants, la localisation de l’hébergement, les durées de conservation et la réversibilité sont des annexes, pas des intentions.
- Annexe des sous-traitants — nominative, avec notification préalable de tout ajout.
- Localisation garantie — l’Union européenne, chez un hébergeur nommé.
- Durées paramétrables — les vôtres, avec un maximum contractuel et une purge vérifiable.
- Réversibilité — export complet de vos données et de vos enregistrements, dans un format documenté.
Durées de conservation
Combien de temps chaque donnée est gardée.
Les valeurs ci-dessous sont celles proposées par défaut. Toutes sont modifiables par votre administrateur, à la hausse comme à la baisse, entreprise par entreprise et file par file.
| Donnée | Par défaut | Réglable | Suppression |
|---|---|---|---|
| Journal d’appels et métadonnées | 24 mois | 3 à 120 mois | Automatique à échéance |
| Enregistrements audio | 6 mois | 1 à 60 mois | Automatique, audio et dérivés |
| Transcriptions et résumés | Durée de l’enregistrement associé | Indépendante possible | Suivent l’enregistrement |
| Messages vocaux | 3 mois après écoute | Oui | Automatique |
| Journal d’audit | 36 mois | Minimum 12 mois | Non modifiable avant échéance |
| Données de facturation | 10 ans | Obligation légale | À l’échéance légale |
| Comptes utilisateurs | Durée du contrat | Oui | 30 jours après suppression |
| Sauvegardes | 35 jours glissants | 7 à 90 jours | Rotation automatique |
Une suppression demandée est propagée aux sauvegardes lors de leur rotation, dans un délai maximum égal à la durée de rétention des sauvegardes. Nous l’écrivons parce que la plupart des fournisseurs l’omettent.
Sous-traitants ultérieurs
La liste nominative, tenue à jour.
Chaque ajout est notifié aux clients trente jours avant sa mise en service, avec un droit d’objection écrit dans le contrat.
| Sous-traitant | Rôle | Région de traitement | Données concernées |
|---|---|---|---|
| Hébergeur européen certifié | Infrastructure de calcul et de stockage | France, Allemagne | Toutes les données de la plateforme |
| Opérateurs de télécommunications | Acheminement des appels et des SMS | Selon la destination appelée | Numéros appelants et appelés, durée |
| Fournisseur de transcription | Transcription et résumés (Naya) | Union européenne | Audio des appels enregistrés, si Naya est activée |
| Service d’envoi de courriels transactionnels | Notifications, messages vocaux par courriel | Union européenne | Adresses de courriel, contenu des notifications |
| Support et supervision | Journaux techniques et alertes | Union européenne | Journaux techniques, sans contenu de conversation |
La version contractuelle de ce registre nomme chaque société, avec sa raison sociale, son pays d’établissement et la base légale du transfert lorsqu’il y en a un. La demander
Conserver un enregistrement plus longtemps que nécessaire n’est pas de la prudence. C’est un manquement.
La durée est la vôtre, et la purge se vérifie
Vos obligations, nos outils
Ce que Konvoice vous donne pour être en règle.
Enregistrer un appel est un traitement de données personnelles. Le faire correctement demande quatre choses, et elles sont dans le produit.
Information des personnes
Annonce diffusée automatiquement à l’appelant, paramétrable par pays et par langue, avec preuve de diffusion dans le journal.
Droit d’accès
Export complet des données liées à une personne — appels, enregistrements, transcriptions — en un format lisible, depuis la console.
Droit à l’effacement
Suppression d’une personne et de tout ce qui s’y rattache, avec un compte rendu de ce qui a été supprimé et de ce qui est conservé au titre d’une obligation légale.
Registre des traitements
Nous fournissons la fiche de traitement type « téléphonie d’entreprise » que votre DPO peut reprendre et adapter, plutôt que de la rédiger à partir de rien.
Réversibilité
Ce que vous emportez le jour où vous partez.
Une clause de réversibilité qui ne dit pas ce qui est restitué, dans quel format et sous quel délai, ne protège personne.
- Vos numéros — portabilité sortante vers l’opérateur de votre choix, sans frais et sans condition de préavis prolongé.
- Vos enregistrements — export intégral en fichiers audio standards, avec le fichier d’index qui associe chaque fichier à son appel.
- Votre historique — journaux d’appels, transcriptions, notes et étiquettes en formats ouverts.
- Vos contacts et votre configuration — annuaire, files, horaires et règles de routage, dans un format lisible qui documente ce que vous devrez reconstruire ailleurs.
- Vos appareils — inventaire complet avec adresses MAC, pour que votre nouveau prestataire reprenne le parc sans le redécouvrir.
- Délai — export fourni sous quinze jours ouvrés après la demande, et données supprimées de nos systèmes trente jours après la fin du contrat, sauf obligation légale contraire.
Questions de conformité
Avez-vous un contrat de sous-traitance type ?
Sommes-nous obligés d’enregistrer les appels ?
Le RGPD nous oblige-t-il à prévenir l’appelant ?
Comment répondez-vous à une réquisition judiciaire ?
Que se passe-t-il en cas de violation de données ?
Votre DPO a des questions ? Il aura des réponses écrites.
Nous répondons aux questionnaires de conformité avec des engagements datés et une personne identifiable en face de chaque réponse.
Cette page est un résumé destiné à l’information. Les engagements contractuels figurent dans le contrat de service et son annexe de sous-traitance.