Cumplimiento
Escrito para su delegado de protección de datos, no para tranquilizarle.
Esta página existe para enviarse tal cual a la persona de su organización que tendrá que validar Konvoice. Contiene tablas, plazos y nombres, y ninguna frase del tipo «la seguridad es nuestra prioridad».
Papeles
Quién es responsable de qué.
La distinción no es jurídica por coquetería: determina quién responde a una solicitud de acceso de sus empleados o de sus clientes.
Usted es el responsable del tratamiento
Usted decide por qué graba llamadas, quién tiene acceso, cuánto tiempo las conserva, e informa a sus empleados y a sus interlocutores. Konvoice le facilita los ajustes para aplicar esas decisiones, no las decisiones en sí.
Nosotros somos el encargado
Tratamos sus datos siguiendo sus instrucciones, dentro de los límites del contrato de encargo. No los usamos para fines propios, no los vendemos, y no entrenamos ningún modelo con ellos.
Alojamiento
Dónde están físicamente sus datos.
Usted elige la región al crear su empresa. Después no cambia sin su consentimiento por escrito, y ningún dato se replica fuera de la región elegida.
| Región | Ubicación | Disponible para |
|---|---|---|
| Unión Europea | Francia y Alemania, dos zonas de disponibilidad | Por defecto para todos los clientes |
| Canadá | Montreal y Toronto | Bajo petición |
| África Occidental | Abiyán, con respaldo regional | Bajo petición |
| Nube privada | El proveedor y el país que usted designe | Bajo presupuesto |
| Sus propios servidores | En su sede, sin ninguna salida a Internet | Modo soberano |
El contrato de encargo del tratamiento
Los compromisos de esta página están en el contrato, no sólo encima de él.
Una página de cumplimiento que promete lo que el contrato no dice es una página de comunicación. Cada afirmación de aquí tiene su contrapartida firmada — la lista de subencargados, la ubicación del alojamiento, los plazos de conservación y la reversibilidad son anexos, no intenciones.
- Anexo de subencargados — nominativo, con notificación previa de cualquier incorporación.
- Ubicación garantizada — la Unión Europea, en un proveedor con nombre.
- Plazos configurables — los suyos, con un máximo contractual y una purga verificable.
- Reversibilidad — exportación completa de sus datos y de sus grabaciones, en un formato documentado.
Plazos de conservación
Cuánto tiempo se guarda cada dato.
Los valores de abajo son los propuestos por defecto. Todos son modificables por su administrador, al alza y a la baja, empresa por empresa y cola por cola.
| Dato | Por defecto | Configurable | Eliminación |
|---|---|---|---|
| Registro de llamadas y metadatos | 24 meses | De 3 a 120 meses | Automática al vencimiento |
| Grabaciones de audio | 6 meses | De 1 a 60 meses | Automática, audio y derivados |
| Transcripciones y resúmenes | La de la grabación asociada | Puede ser independiente | Siguen a la grabación |
| Mensajes de voz | 3 meses después de escucharlos | Sí | Automática |
| Registro de auditoría | 36 meses | Mínimo 12 meses | No modificable antes del vencimiento |
| Datos de facturación | 10 años | Obligación legal | Al vencimiento legal |
| Cuentas de usuario | La duración del contrato | Sí | 30 días tras la eliminación |
| Copias de seguridad | 35 días móviles | De 7 a 90 días | Rotación automática |
Una eliminación solicitada se propaga a las copias de seguridad en su rotación, en un plazo máximo igual al de retención de las copias. Lo escribimos porque la mayoría de los proveedores lo omiten.
Subencargados
La lista nominativa, mantenida al día.
Cada incorporación se notifica a los clientes treinta días antes de su puesta en servicio, con un derecho de objeción escrito en el contrato.
| Subencargado | Papel | Región de tratamiento | Datos afectados |
|---|---|---|---|
| Proveedor de alojamiento europeo certificado | Infraestructura de cálculo y almacenamiento | Francia, Alemania | Todos los datos de la plataforma |
| Operadores de telecomunicaciones | Encaminamiento de llamadas y SMS | Según el destino llamado | Números llamante y llamado, duración |
| Proveedor de transcripción | Transcripción y resúmenes (Naya) | Unión Europea | Audio de las llamadas grabadas, si Naya está activada |
| Servicio de correo transaccional | Notificaciones, mensajes de voz por correo | Unión Europea | Direcciones de correo, contenido de las notificaciones |
| Soporte y supervisión | Registros técnicos y alertas | Unión Europea | Registros técnicos, sin contenido de conversaciones |
La versión contractual de este registro nombra a cada sociedad, con su razón social, su país de establecimiento y la base jurídica de la transferencia cuando la hay. Solicitarla
Conservar una grabación más tiempo del necesario no es prudencia. Es un incumplimiento.
El plazo es el suyo, y la purga se comprueba
Sus obligaciones, nuestras herramientas
Lo que Konvoice le da para estar en regla.
Grabar una llamada es un tratamiento de datos personales. Hacerlo correctamente exige cuatro cosas, y están en el producto.
Información a las personas
Aviso emitido automáticamente a quien llama, configurable por país y por idioma, con prueba de emisión en el registro.
Derecho de acceso
Exportación completa de los datos ligados a una persona — llamadas, grabaciones, transcripciones — en un formato legible, desde la consola.
Derecho de supresión
Eliminación de una persona y de todo lo que se le asocia, con un informe de lo que se ha eliminado y de lo que se conserva por una obligación legal.
Registro de actividades de tratamiento
Facilitamos la ficha de tratamiento tipo «telefonía de empresa» que su delegado puede retomar y adaptar, en lugar de redactarla desde cero.
Reversibilidad
Lo que se lleva el día que se va.
Una cláusula de reversibilidad que no dice qué se devuelve, en qué formato y en qué plazo no protege a nadie.
- Sus números — portabilidad de salida al operador que elija, sin coste y sin condiciones de preaviso ampliado.
- Sus grabaciones — exportación íntegra en ficheros de audio estándar, con el fichero índice que asocia cada fichero a su llamada.
- Su historial — registros de llamadas, transcripciones, notas y etiquetas en formatos abiertos.
- Sus contactos y su configuración — directorio, colas, horarios y reglas de encaminamiento, en un formato legible que documenta lo que tendrá que reconstruir en otro sitio.
- Sus equipos — inventario completo con direcciones MAC, para que su nuevo proveedor recoja el parque sin volver a descubrirlo.
- Plazo — exportación facilitada en quince días laborables desde la solicitud, y datos eliminados de nuestros sistemas treinta días después del fin del contrato, salvo obligación legal en contrario.
Preguntas de cumplimiento
¿Tienen un contrato de encargo tipo?
¿Estamos obligados a grabar las llamadas?
¿El RGPD nos obliga a avisar a quien llama?
¿Cómo responden a un requerimiento judicial?
¿Qué pasa en caso de brecha de datos?
¿Su delegado tiene preguntas? Tendrá respuestas por escrito.
Respondemos a los cuestionarios de cumplimiento con compromisos fechados y una persona identificable detrás de cada respuesta.
Esta página es un resumen a título informativo. Los compromisos contractuales figuran en el contrato de servicio y en su anexo de encargo del tratamiento.