Un plan de numeración para diez edificios
Tres cifras, diez sedes, y la regla que no hay que quebrantar: no hacer nunca que el número de una extensión lleve una información que va a cambiar. La guía que damos a nuestros clientes antes de la primera reunión.
Un plan de numeración es la única decisión de una migración telefónica que no se puede deshacer. Se cambia de operador, se cambia de teléfonos, se cambia incluso de plataforma. Lo que no se cambia son las tres cifras que seiscientas personas marcan todos los días y que quince años de etiquetas, de organigramas y de costumbre han grabado.
La regla única
El número de una extensión no debe codificar nunca una información susceptible de cambiar. Ni el departamento, ni la planta, ni el cargo. La sede, como mucho.
Es la única regla, y casi todos los planes que heredamos la han quebrantado. Lo más frecuente: la primera cifra codifica el departamento — 2 para contabilidad, 3 para compras, 4 para producción. El primer día parece luminoso. Después contabilidad absorbe control de gestión, dos personas de compras pasan a producción, desaparece un departamento, y al cabo de cinco años el plan miente sobre la mitad de las extensiones. A esas alturas nadie se atreve a corregirlo: corregir es cambiarle el número a alguien.
Lo que se puede codificar sin peligro
- La sede. Un edificio no se muda de departamento; cierra o se queda. La primera cifra — o las dos primeras si tiene más de ocho sedes — puede ser por tanto la sede.
- Nada más. El resto del rango se asigna por orden, en plano, a la siguiente persona.
Un plan de cuatro cifras para diez sedes cabe en una frase: la primera cifra es la sede, las tres siguientes son un contador. La extensión 3042 es la extensión número cuarenta y dos creada en la sede 3. No tiene ningún otro significado y ésa es justamente su virtud.
Los números cortos que no son extensiones
Hay tres familias que se tratan aparte, porque no siguen la vida de las personas:
- Las funciones — recepción, guardia, servicio técnico. Son grupos, no extensiones. Llevan un número corto y memorable (100, 110, 120) que apunta a una cola, y la composición de esa cola cambia sin que el número se mueva. Es exactamente lo que se quería hacer codificando el departamento en el número de extensión, hecho en el sitio correcto.
- Los lugares — sala de reuniones, muelle, taller. Una extensión atada a una pared, no a una persona. Merece su propio rango porque no sigue a nadie en una mudanza.
- Los equipos — ascensor, puerta, alarma, datáfono. Tienen números, a menudo analógicos, y ya nadie sabe cuáles. El inventario los encuentra. Van a un rango aparte, documentado, con el nombre del equipo en claro.
El caso de los diez edificios
En un parque con varias sedes surgen dos preguntas más, y tienen respuestas cortas.
¿Hace falta poder llamar a otra sede por interno? Sí, siempre. Es incluso la razón principal para unificar la telefonía. Con la sede en la primera cifra, no hace falta ningún prefijo: se marcan las cuatro cifras y suena, esté la extensión en el pasillo o a trescientos kilómetros.
¿Qué pasa si una sede se queda incomunicada? Las extensiones de esa sede se siguen llamando entre sí a través de su Edge. Las llamadas hacia las demás sedes fallan — pasaban por la nube — y caen en la regla de desbordamiento que usted haya definido, normalmente la línea local de respaldo y el número externo de la sede remota.
Qué hay que llevar a la primera reunión
- La lista de las extensiones existentes, con el nombre de la persona o del lugar. Un volcado de la centralita actual, por ilegible que sea, basta: nosotros lo leemos.
- La lista de los números externos, rangos de DDI incluidos, con lo que apuntan hoy.
- Los grupos que existen de verdad, incluidos los que no están configurados y que funcionan porque «Marta lo coge cuando suena tres veces».
- Los equipos conectados a líneas analógicas. Es la lista que no tiene nadie, y es la que descarrila las migraciones.
